در یازدهمین نشست سه‌شنبه‌های نوآوری، شرکت بیمه سینا به معرفی محصول نوآورانه خود تحت عنوان «سامانه بهفالب» پرداخت. این معرفی توسط عبدالله سلطانی ثانی، مدیرعامل و نایب‌رئیس هیئت‌مدیره بیمه سینا؛ مهرداد کرمانی، بنیان‌گذار و مدیر مجموعه بهفالب؛ زهرا حمدی، مدیر محصول و سعید بایقره، سرپرست مدیریت مطالعات راهبردی سازمانی بیمه سینا، در حضور هیئت عامل بیمه مرکزی انجام شد.
بهفالب و پایش خودکار فرآیندهای کسبوکار
شرکت دانش‌بنیان بهین‌سازان فرآیند امین (بهفا)، فعالیت خود را در سال ۱۳۹۵ در زمینه پروژه‌های مشاوره مدیریتی در سازمان‌های دولتی و خصوصی آغاز کرد. سه سال پس از تأسیس، پروژه طراحی و توسعه‌ی نرمافزار بهفالب، به‌عنوان اولین نرمافزار فرآیندکاوی ایرانی، آغاز و این نرمافزار در سال ۱۳۹۹ به بازار ایران معرفی شد. رسالت اصلی بهفالب به‌کارگیری داده‌های واقعی موجود در سازمان‌ها جهت کشف و پایش خودکار فرآیندهای کسبوکار است. بهفالب به دنبال ایجاد بستری برای تحقق تحول دیجیتال در سازمان‌ها و به دنبال آن ایجاد بهبود در تجربه مشتریان است.
در ابتدای جلسه مدیرعامل بیمه سینا از اطمینانی گفت که به واسطه بهفالب هم‌راستا با رویه‌های استاندارد در سطح جهانی در سازمان‌هایی نظیر این شرکت استارتاپی فراهم می‌شود. او با اشاره به این مسئله که راهکارهایی که تاکنون در کشور وجود داشته، راهکارهایی زمان‌بر هستند، اطلاعاتی را که از این طریق حاصل می‌شوند، اطلاعات به‌روزی نمی‌داند.
سلطانی ثانی در ادامه صحبت‌های خود، حل این مسئله را نقطه شروعی می‌داند برای همکاری بیمه سینا با شرکت بهفالب: «نکته این است که مثال‌هایی از شرکت‌هایی که همین خدمات فرایندکاوی را در سطح سازمان‌ها ارائه می‌دهند، در جهان وجود دارند. اما اساس کاری که ما انجام داده‌ایم این است که هیچ نیازی به برقراری ارتباط با نفرات وجود ندارد و اقداماتی که صورت می‌گیرد صرفاً بر اساس داده‌هایی که در سرورهای شرکت بیمه وجود دارد است؛ به این شکل که داده‌های خام را دریافت و فرایندها را با حالت‌های مختلف به شما معرفی می‌کند.»
سلطانی ثانی با اشاره به این موضوع که همه مدیران به دنبال داشبورد مدیریتی خاص خود هستند تا بتوانند از طریق آن وضعیت سازمان خود را مدیریت کنند، توضیح می‌دهد که داده‌ها معمولاً به صورت فرآوری‌شده وارد داشبوردها می‌شوند اما در مدلی که بهفالب ارائه می‌دهد، داده به هیچ وجه فرآوری‌شده نیست و قابلیت به‌روزرسانی روزانه دارد و می‌تواند به مدیران یک نمای واقعی از فرایندهای سازمان را عرضه کند.
او از این مورد مثالی می‌آورد: «برای مثال اگر بخواهیم ببینیم در حوزه خسارت اتومبیل چند فرایند در شرکت‌های بیمه وجود دارد، شاید اگر آنها را بشماریم، تعداد فرایندهایی که نام برده می‌شوند بسیار کم باشد. این سامانه این قابلیت را در اختیار ما قرار می‌دهد که انتخاب کنیم در چه سطحی می‌خواهیم این فرایندها را مشاهده کنیم و با اختلاف زیادی نسبت به شمارش دستی می‌تواند فرایندهای بسیار زیادی را به ما نمایش دهد.»
نیاز صنعت بیمه به نگاه فرایندمحور
پس از مدیرعامل بیمه سینا، مهرداد کرمانی، مدیر مجموعه بهفالب، به معرفی محصول این شرکت پرداخت. او صحبت‌های خود را با این نکته آغاز کرد که همواره نیازمندی‌هایی در سازمان وجود دارند که مدیران در پی بهبود شاخص‌هایی برای رفع این نیازها هستند.
او این نیازها را در چهار مورد دسته‌بندی می‌کند: پایش پیوسته عملکرد سازمان، نظارت بر عملکرد شعب و مدیریت‌های فنی ستادی، شناسایی گلوگاه‌ها و دوباره‌کاری‌های فرایند و کشف عدم انطباق‌ها و تخلف‌ها در فرایندهای کلیدی.
کرمانی معتقد است برای بهبود کارکرد هر سازمان در هر بخش و برطرف کردن نیازهای آن سازمان، نگاه فرایندمحور ضروری است و اضافه می‌کند که: «شناسایی مشکلات این فرایندها هم خود مسئله‌ای مهم است. در سیستم‌های سنتی حتی اگر اهمیت این موضوع را دریافته باشند هم راه‌حل آنها برگزاری جلسات عارضه‌یابی است. اما فرایندی که در این جلسات طی می‌شود، معمولاً بسیار زمان‌بر است و هزینه زیادی را به سازمان متحمل می‌کند.» راه حلی که بهفالب برای چنین مشکلاتی در نظر گرفته ، رسیدگی به فرایندهای سازمان مبتنی بر فرایندها است که این کار همان فرایندکاوی نام دارد. کرمانی توضیح می‌دهد: «اگر مبتنی بر داده‌های درون‌سازمانی، سازمان خود را بهتر بشناسیم و بررسی کنیم که آیا سازمان با تصور ما از آن مطابقت دارد یا خیر، بر مبنای چنین شناختی می‌توانیم مشکلات، فرصت‌های بهبود و امکان پایش مستمر را کشف کنیم.»
درواقع بهفالب با دنبال کردن ردپای واقعیت، تصویر زنده و واقعی سازمان را به شما ارائه می‌دهد و امکان پایش عملکرد را برای مدیران سازمان‌ها ایجاد می‌کند. کرمانی امکانات دیگر این سامانه را شرح می‌دهد: «بهفالب می‌تواند قوانین کسبوکار شما را دریافت و عدم انطباق‌هایی که در نسبت با این قوانین اتفاق افتاده شناسایی کند.»
کرمانی معتقد است شفافیت سازمانی اولین و مهم‌ترین خدمتی است که سامانه بهفالب به سازمان‌ها عرضه می‌کند. در واقع این سامانه با استفاده از داده‌ها تسهیلاتی برای سازمان‌ها ایجاد می‌کند که شفافیت سازمانی یکی از آنها است. تصمیم‌گیری داده‌محور از طریق دسترسی به نتایج مبتنی بر داده، امکانی است که فرایندکاوی در اختیار مدیران یک سازمان قرار می‌دهد. همچنین، رویکرد فرایندکاوی مبتنی بر داده باعث می‌شود هزینه و زمان در سازمان کاهش یافته و پاسخگویی با سرعت بیشتری انجام پذیرد. کرمانی در مورد افزایش سرعت واکنش به محرکات محیطی، می‌گوید: «اینکه بتوانیم خیلی سریع به تغییرات محیطی واکنش نشان دهیم، موضوع مهمی است که برایند عملکرد سازمان را بهبود می‌بخشد.»
مدیر مجموعه بهفالب به این موضوع اشاره می‌کند که این سامانه برای کاوش فرایندهای سازمان‌ها به سه قلم داده نیاز دارد: شماره پرونده، فعالیتی که در آن پرونده صورت گرفته است و زمان انجام آن.
او درباره همکاری با بیمه سینا می‌گوید: «تیم بیمه سینا توانستند با استفاده از سرویس‌های استخراج دیتا، اطلاعات مبتنی بر سرویس را میان بهفالب و فناوران ردوبدل کند.»
مزیت واریانت‌های مختلف در بهفالب
زهرا حمدی، مدیر محصول نیز در ادامه چگونگی عملکرد این سامانه در بیمه سینا را توضیح داد و با توجه به نمودارها و آمار و ارقام پرونده‌ها در شعب و زمانهای مختلف، نحوه کار سامانه بهفالب ارائه داده شد.
حمدی به این موضوع اشاره کرد که در این سامانه، پرتکرارترین و کم‌تکرارترین فرایند در اعلام خسارات قابل ردیابی است. حمدی از واریانت‌ها که در واقع نشان‌دهنده اجرای فرایندها هستند صحبت می‌کند و توضیح می‌دهد که پرونده‌ها در بیمه سینا با چند واریانت بررسی و اجرا شده‌اند. بر اساس این توضیحات بیشترین زمانی که یک پرونده در این شرکت بیمه به خود اختصاص داده است، شناسایی و پیگیری شده و ایت خود نمایانگر این است که فرایندکاوی بر مبنای داده چطور می‌تواند به یک سازمان کمک کند تا ضعف‌های عملکردی خود را شناسایی و برطرف کند.
هم‌راستا با این توضیحات، مجید بهزادپور، رییس کل بیمه مرکزی پرسشی را مطرح کرد: «واریانتی که در این سامانه تعریف می‌شود بر مبنای ایستگاه‌ها یا مراحل متفاوت است یا بر اساس زمان متفاوت؟» که در پاسخ توضیح داده شد که واریانت‌ها بر اساس مراحل متفاوت تعریف می‌شوند و در اساساً تقدم و تأخر فرایندها در کل این سامانه اثرگذاری زیادی ندارد.
تأکید بر روی این موضوع که تعداد زیاد واریانت‌ها لزوماً نکته منفی و بدی نیست، نقطه‌ای بود که اعضای تیم بهفالب بر آن اتفاق نظر داشتند و به این مسئله اشاره کردند که صنعت بیمه به دلیل ذات منعطف و تعاملی که با مشتری دارد، اقتضائات خاص خود را دارد و تعدد این واریانت‌ها راهی است برای پاسخگویی به ویژگی‌های منحصربه‌فرد این صنعت.
